Stammdaten – Master Data Management

Bereinigte zentrale Stammdaten sind die Basis für eine erfolgreiche Digitalisierung Ihres Unternehmens.

1. Warum Stammdaten-Management?

Was langweilig klingt ist eine spannende, herausfordernde Aufgabe! Das Erfassen und Pflegen der Daten mag ermüdend sein, aber korrekte, saubere und übersichtliche Stammdaten sind eine Basis für erfolgreiche Geschäftstätigkeit.

Beispiel: Kundendaten

Die Qualität der Daten war schon früher wichtig, zum Beispiel sandte die Post Briefe ohne korrekte Adresse zurück oder Kunden bekamen Dokumente mehrfach. Dies bedeutete Zeitverlust, Aufwand für die Abklärung, Korrektur, Neuversendung …

Dies gilt auch noch heute, im Zeitalter der Digitalisierung. Neben Briefen kommen auch Emails ohne korrekte Adresse nicht an, E-Billing funktioniert ohne korrekte Kundendaten nicht.

2. Was ist die Herausforderung?

Am häufigsten finden sich mehrfache Datensätze für denselben Kunden. Nicht immer ist klar ersichtlich, welcher Datensatz der aktuell gültige ist und es kann auch sein, dass in diesem nicht alle Felder befüllt sind.

Die Welt wurde komplizierter: Heute ist oft nicht nur ein System im Einsatz. Im Customer Relationship Management, im Auftragssystem, im Rechnungswesen, in den diversen Kontaktlisten der Mitarbeiter werden die Kundendaten gespeichert. Oftmals unterscheiden sich diese Daten zwischen den Systemen, oder sind lückenhaft. Wie schön wäre es, ein zentrales System zu haben, nur an einem Ort Anpassungen vornehmen zu müssen und diese dann augenblicklich in allen Systemen zur Verfügung zu haben?!

Leider kann in heutiger Zeit kaum mehr ein System für alle zu jeder Zeit verfügbar sein oder der Aufwand für die Integration dieser zentralen Kundenkartei in alle teilnehmenden Systeme wäre zu gross. Deshalb werden Anpassungen an den Kundendaten auch in Zukunft in diversen Systemen erfolgen und wir benötigen eine Methode, mit diesen Daten wirtschaftlich umzugehen, sie zu vergleichen und zu homogenisieren.

Für den automatisierten Abgleich dieser Daten bieten diverse Hersteller Tools an, das Wichtigste ist jedoch das Konzept. Denn jede Firma steht vor unterschiedlichen Herausforderungen: Manche haben „nur“ Doppelspurigkeiten in ihren Daten, manche habe infolge von Firmenübernahmen mehrere Kundenkarteien, manche haben Differenzen zwischen CRM und ERP, manche haben alle diese Herausforderungen! Zudem ist die geforderte Lösung von Firma zu Firma unterschiedlich.

3. Lösungsansatz bereinigte Stammdaten

Wir helfen ihnen dabei, für ihre Unternehmung das richtige Konzept zu erstellen und das richtige Tool zu finden. Und natürlich auch, diese Lösung einzuführen.
Das Ziel ist, konsistente, vollständige, aktuelle und redundanzfreie Kundendaten zu bekommen: Einen goldenen Record in einer vereinheitlichten Zielstruktur.

4. In vier Schritte zu zentralen Stammdaten

Schritt 1: Analyse der Quell-Strukturen und des Inhalts der Kundendaten in den teilnehmenden Systemen

Schritt 2: Definition der Zielstruktur

Schritt 3: Aufbau des Regelwerks für die Zusammenführung und die Nachführung der Daten in der Zielstruktur

Schritt 4: Zur Verfügung stellen der bereinigten Daten an die teilnehmenden Systeme

5. Agile Vorgehensweise

In einem iterativen Ansatz erstellen wir gemeinsam ein Basiskonzept, die plus-IT baut die technische Lösung auf deren Basis das Konzept verfeinert/verbessert wird.

Wir starten mit einem Fünftel der Daten, prüfen die Ergebnisse, definieren und bauen Verbesserungen bis dieser erste Teil unseren Erwartungen entspricht. Dann prüfen wir mit der nächsten Teilmenge unser Konzept und fahren analog fort, bis wir sämtliche Daten verarbeitet haben und als Ergebnis neben den bereinigten Daten auch ein ausgereiftes Konzept.

6. Architektur und Stammdaten-Reporting

Als Zielsystem für diese Lösung bietet sich ein Datawarehouse an – weil wir Daten aus verschiedenen Systemen integrieren müssen und das DWH – zum Beispiel mittels der Suite SAP Business Objects – Schnittstellen und Reporting-Möglichkeiten bietet. Je nach Kundenwunsch können mit SAP BO die bereinigten Daten direkt in die Zielsysteme geschrieben werden, Schnittstellenfiles für die Überspielung der Daten generiert oder auch Arbeitslisten und Reports erstellt werden. Auch das Reporting der automatisierten Stammdatenbereinigung erstellen wir mit demselben Tool.

7. Weitere Gebiete für die Stammdatenverwaltung

Neben den Kundendaten gibt es diverse Gebiete, auf welchen die Datenqualität mit demselben Konzept verbessert werden kann.

• Artikelstamm – auch hier sind Doppelspurigkeiten vorhanden, sind von Migrationen und Integrationen Altlasten da, welche bereinigt werden sollten.
• Mitarbeiterdaten – auch hier sind mehrere Systeme involviert, vom HR über die Ressourcenverwaltung bis zum Telefonbuch. Bereinigung schafft Klarheit und räumt Fehlerquellen aus.
• Lieferantendaten – was für den Kundenstamm gilt, ist auch bei den Lieferanten gültig.
• Hierarchien, Kennzahlenkataloge, Ticketing-Daten, jegliche Listen aller Art bieten nach der Bereinigung mehr Übersichtlichkeit bei weniger Aufwand.

8. Summary

Konsistente Datensätze sind eine gute Visitenkarte für Ihre Unternehmung. Zudem sparen Sie: kleinere Datensammlungen sind schneller verarbeitet, Leerläufe werden eliminiert.

Machen Sie den Schritt in die goldene Zukunft, führen Sie eine aktive Stammdatenverwaltung ein. Wir unterstützen auch Sie gerne.

9. Wie weiter

Weitere Informationen: BICC Ist-Aufnahme       BICC-Lösungen

Wir haben langjährige Erfahrung im Aufbau von zentralen Datenhaltungen und  haben mehr als 30 BI-Projekte erfolgreich umgesetzt – Melden Sie sich einfach bei uns unter info@plus-it.ch. Wir beraten Sie gerne und unverbindlich.