IBCS: lnternational Business Communication Standards

In diesem Blog erkläre ich was unter lnternational Business Communication Standard (IBCS) zu verstehen ist. Wieso soll man in jeder Firma den Standard anwenden. Welche Vorteile das bringt und wie die beste Vorgehensweise aussieht.

1. Motivation: Darum sollten Sie IBCS anwenden!

Der International Business Communication Standards (IBCS) beinhaltet praktische Regeln wie in der Geschäftswelt mit Dokumente, Tabellen und Grafiken am besten kommuniziert wird. Die Regeln sind zur freien Benutzung als Creative-Commons-Lizenz verfügbar. Die meisten denken bei IBCS, dass dieser Standard vor allem Regeln für Diagramme enthält, allerdings greift aber viel zu kurz. Es geht um einen ganzheitlichen Ansatz, welcher die Firmen für alle Geschäftsdokumente verwenden können. Sowohl für den Geschäftsbericht für die Aktionäre, ebenso bei der Powerpoint-Präsentationen im Marketing. Ferner für technische Word-Dokumente, überdies für EXCEL-Kalkulationen und zu dem natürlich für interne und externe Berichte. Dort spezifisch für Grafiken und Tabellen. IBCS ist Werkzeug unabhängig, deswegen ein generischer Ansatz und aus diesem Grunde überall einsetzbar.

2. Success-Regeln in IBCS

Im IBCS Standard sind 7 Regelgruppen definiert. Die Anfangsbuchstaben der 7 Regelgruppen bilden das Wort „SUCCESS“, somit kann jedermann überprüfen, ob seine Dokumente dem Standard entsprechen.

Grundregel mit Hilfe des Wortes „Success“

„Ihre Geschäftskommunikation genügt dem IBCS-Standard, wenn sie alle Regeln der sieben Gruppen erfüllen, welche die Abkürzung “SUCCESS” bildet*

Success-Regeln-Übersicht

Das Wort Success setzt sich aus den Anfangsbuchstaben der 7 englischen Wörter say, unifiy, condense, check, express, simplify, structure zusammen

SAY	Botschaft vermitteln
UNIFY	Semantische Notation anwenden
CONDENSE	Informationsdichte erhöhen
CHECK	Visuelle Integrität sicherstellen
EXPRESS	Geeignete Visualisierung wählen
SIMPLIFY	Überflüssiges vermeiden
STRUCTURE	Inhalt gliedern

2.1 SAY: Botschaft vermitteln nach IBCS

Als Einstieg in den Bericht steht eine klare Botschaft für den Leser. Das heisst die Daten des Berichts werden hier benutzt, um eine Aussage zu erstellen. Um die Botschaft zu begründen werden auf die Referenz-Zahlen des Berichtes verwiesen.

Beispiel – SAY – Message

IBCS - Say - Beim Bericht ist zu oberst auf der Seite eine "Message" welche die Zahlen kommentiert

Hier sehen Sie die Botschaft, welche die Zahlen erklärt ohne zu werten oder Wörter zu verwenden, wie starke Abweichung, mehr als, etc.

2.2. UNIFY: Semantische Notation anwenden

Ein Kernpunkt des IBCS Standards stellt die Semantische Notation dar. Hier wird die Darstellung der Zahlen in Grafiken oder Tabellen definiert. IBCS - Unified - Eine Kunden-Grafik wird in eine IBCS-Grafik umgewandelt indem Aktuelles Jahr, Vorjahr und Budget mit Schwarz, Grau und umrandet dargestellt wird

In diesem Beispiel ist zu sehen, wie kundenspezifische Farben für aktuelles Jahr, Vorjahr, Budget und Forecast durch normierte Farben und Muster dargestellt werden. Das heisst das aktuelle Jahr wird immer schwarz oder dunkel dargestellt, das Vorjahr grau. Das Budget wird nicht ausgefüllt, da es noch nicht Wirklichkeit ist, das heisst es wird nur mit schwarzen Rand gezeichnet. Der Forecast ist schraffiert und soll andeuten, das noch nicht alle Zahlen Ist-Werte sind, aber schon mehr als im Budget, aber es ist immer noch eine Projektion in die Zukunft..

2.3. CONDENSE: Informationsdichte erhöhen mit IBCS

Damit der Leser einen möglich guten Überblick erhält wird bei IBCS die Informationsdichte erhöht, was erlaubt mehr Informationen auf einer Seite darzustellen und es so dem Leser ermöglich die Zusammenhänge besser zu erkennen.

Condense - Bei einer Grafik werden Elemente weggelassen um eine gut lesbare Grafik zu erhalten

In diesem Beispiel wird die Wert-Achse und die Linien weggelassen, dafür die Werte direkt in die Grafik eingefügt. Dadurch wird die Grafik klarer und kann kleiner dargestellt werden und ist immer noch gut lesbar. Des weitern reduziert dies die Gefahr, dass man die Werte falsch aus der Grafik liest.

2.4. CHECK: Visuelle Integrität sicherstellen

Wichtig für den Leser ist es, dass gleiches immer gleich dargestellt wird, sonst besteht die Gefahr, dass die Darstellungen falsch gelesen werden. IBCS-Beispiel: Wenn das aktuelle Jahr immer rechts vom Vorjahr steht in einem Report und man wechselt auf einer von 4 Seiten diese Reihenfolge werden die meisten Leser die Zahlen falsch lasen.

IBCS-Standard - Eine Grafik welche eine Zeitreihe darstellt geht von links nach rechts, eine Grafik welche eine Struktur darstellt von oben nach unten

In diesem Beispiel sind die oberen 2 Grafiken Zeitverläufe, diese Zeitreihen werden, wie wir uns gewohnt sind, von links nach rechts dargestellt. Darstellungen welche keine Zeitreihen darstellen sind Strukturen und diese werden 90 Grad gedreht, hier im Beispiel die unteren 2 Grafiken. Durch diese Konvention ist auf den ersten Blick zu erkennen, ob es eine Zeitreihe ist oder nicht.

2.5. EXPRESS: Geeignete Visualisierung wählen nach IBCS

Die Auswahl der richtigen Visualisierung ist abhängig von der gewünschten Aussage des Reports oder Dokumentes. Wenn ich z.B. einen zeitlichen Verlauf darstellen will mit Vorjahresvergleich ist es sinnvoller ein Säulendiagramm zu erstellen als eine Balkendiagramm, weil wir uns gewöhnt sind das die Zeit von Links nach Rechts dargestellt wird und nicht von oben nach unten, dies wird in IBCS auch so definiert.

IBCS - Express - Bei einer Kunden-Grafik ist zusätzlich eine Differenzgrafik hinzugefügt, weil dies den Benutzer interessiert

Bei dieser Optimierung ist es immer wichtig die Frage zu stellen: „Was interessiert primär den Leser an dieser Grafik“. In diesem Fall ist es die Abweichung zum Vorjahr und zum Budget. Es macht als keinen Sinn den Benutzer rechnen zu lassen aus den beiden Balken aktuelles Jahr – Budget, weil dies auch wieder fehleranfällig ist und Zeit kosten, sondern man stellt die Abweichung dar. Wenn es die Platzverhältnisse nicht zulassen, kann auch das Basisdiagramm weggelassen werden, oder noch besser man lässt dem Leser die Möglichkeit die Elemente ein- und auszublenden!

2.6. SIMPLIFY: Überflüssiges vermeiden

Die Lesbarkeit wird stark erhöht, wenn es gelingt alle unnötigen Dinge wegzulassen. Dies wird auch erreicht indem IBCS viele Elemente genau definiert oder neue eingefügt. Wie zum Beispiel dass Spalten mit einem kleinen Abstand getrennt werden, statt mit einer vertikalen Linie, oder dass „Kumuliert bis Ende des aktuelles Monat“ (YearToDate) mit einem Unterstrich abgekürzt wird (_2020-05). Ein weiterer Vorteil ist, wenn die Menge der Elemente kleiner wird, steigt die Übersicht und Bericht ist einfacher zu lesen. Dadurch dass alle Elemente leichter und kleiner sind, können wieder mehr Elemente auf einer Seite dargestellt werden, was wiederum die Regel 3 „Condense“ unterstützt.

IBCS - Simplyfy - es sind 2 Grafiken sichtbar - bei der 2. sind alle unnötigen Elemente weggelassen

Bei Simplify werden alle unnötigen Elemente weggelassen oder durch neue Elemente so definiert, dass die Ansicht klarer und besser lesbar wird. In diesem Beispiel sehen sie, dass die vertikalen Linien durch kleine Abstände zwischen den Spalten ersetzt sind. Der blaue Hintergrund ist entfernt, dafür sind nach den Summe zusätzliche Abstände vorhanden, um die Lesbarkeit zu erhöhen. Die horizontalen Linien sind durch graue Linien ersetzt und nur bei der Summenbildung sind es schwarze Linien.

2.7. STRUCTURE: Inhalt gliedern

Eine in sich stimmige Struktur ist für das einfache Lesen und Verstehen unabdingbar. Wenn die Struktur nicht stimmig ist, muss der Leser 2 – 3 mal alle Elemente durchgehen, um schlussendlich den Zusammenhang richtig zu verstehen.

Structure - Eine gut strukturierte ER-Tabelle, die Zeilen über Fett, Summen Striche, kleinere kursive Schrift strukturiert und die Spalten mit mehrstufigen Titeln, Abkürzungen für Vorjahr, aktuelles Jahr und Budget

Hier ist erkennbar, dass die IBCS konforme Erfolgsrechnung eine gut sichtbare Struktur aufweist und eine eigene Zeile für die Prozentanteile ist eingefügt. Die Struktur wird meistens unterschätzt. Besonderes Augenmerk muss diese Regeln bei der Strukturierung eines Berichtes erhalten. Am einfachten können Sie die Struktur testen mit dem Blick auf das Inhaltsverzeichnis, wo Sie sehr einfach überprüft können, ob die Struktur konsistent ist und die Themen-Hierarchie eingehalten wird.

Bei Tabellen stellt dieses Thema besonders bei den Spaltenüberschriften eine Herausforderung dar. Der Knackpunkt ist wie stellt man redundanzfrei und hierarchisch korrekt die Titel dar, mit meistens sehr wenig Platz für die Überschrift. Für die Spaltentitel hat es viel weniger Platz als für die Zeilen, dies weil die Berichte meistens sehr viele Spalten aufweisen, bei den Zeilen aber häufig nur ein Text nötig ist. Den Titel teilen wir im Beispiel auf, damit erhöhen wir die Lesbarkeit und reduzieren den Platzbedarf.

3. Beispiel: Eine IBCS konforme Grafik erstellen (Step by Step)

In diesem Beisiel zeigen wir wie man eine bestehenden Kundengrafik, eines Energie-Dienstleister, in eine IBCS-konformen Grafik konvertiert.

Da jeder Schritt klein und nachvollziehbar ist, wird mit solchen Beispielen den Mitarbeitern gezeigt, dass die Summe der kleinen Veränderungen den grossen Vorher – Nachher Sprung erzeugen. Dies löst meistens ein grosses Aha-Erlebnis hervor.

Weitere IBCS Beispiele für Produktion, Industrie, Dienstleister, Handel und Bergbahnen, finden sie in unseren IBCS-Blogs.

Energiebranche-Beispiel: Vorher- Nachher

Produktion-Beispiel: Vorher – Nachher

Handel-Beispiel: Vorher – Nachher

Dienstleister-Beispiel: Erfolgsrechnung nach IBCS

4. Zusammenfassung

Ziel von IBCS® ist es, dass Dokumente, Berichte und Analysen einfacher lesbar sind, dass eine klare Aussage vorhanden ist. Dadurch können Lese-Fehler verringert werden. Die meisten Nutzer sagten, dass die neue Visualisierung einfacher zu lesen sei. Zu dem seien Sie übersichtlicher, die Abweichung sind klar ersichtlich und es gibt keine textlichen Redundanzen.

Ihre Zahlen werden konsistent in gleicher Weise dargestellt. Mit unseren plus-IT Praxis-Erprobten IBCS Lösungen helfen wir Ihnen beim Schnellstart.

Weitere Informationen finden Sie hier: Lösungen für IBCS Dienstleistungen für IBCS

5. Nächste Schritte bei der IBCS Umsetzung

Bereit sein für Neues
Awareness schaffen (Awareness-Workshop)
Workshop für Leitfaden Definition (Top 10) (Leitfaden Workshop)
Beispiele erstellen für typische Auswertungen (DesignPattern)
Dokumentieren Sie IBCS-Spezialfälle, so dass Sie wissen wie diese mit den Werkzeugen umzusetzen sind
Personen schulen und erklären
Anwenden
Review der Berichte basierend auf den definierten Regeln
Den Leitfaden anpassen, wenn nötig. Die DesignPattern und die Berichte anpassen, sofern nötig.

Interessiert? Lesen Sie auch meinen Blog zum Thema: Daten visualisieren in 7 Schritten

Möchten Sie wissen, wie Sie bei Ihnen den IBCS Standard umsetzen können?

Melden Sie sich einfach bei uns unter beat.honegger@plus-it.ch. Ich freue mich.