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IBCS: lnternational Business Communication Standards 

In diesem Blog erkläre ich, was unter den International Business Communication Standards (IBCS) zu verstehen ist. Warum sollte man in jeder Firma den Standard anwenden? Welche Vorteile bringt das und wie sieht die beste Vorgehensweise aus?

1. Motivation: Darum sollten Sie IBCS anwenden!

Der International Business Communication Standards (IBCS) beinhaltet praktische Regeln, wie in der Geschäftswelt mit Dokumenten, Tabellen und Grafiken am besten kommuniziert wird. Diese Regeln wurden von der IBCS Association entwickelt und sind zur freien Benutzung als Creative-Commons-Lizenz verfügbar. Die meisten denken bei IBCS, dass dieser Standard vor allem Regeln für Diagramme enthält, allerdings greift das viel zu kurz. Es geht um einen ganzheitlichen Ansatz, den Firmen für alle Geschäftsdokumente verwenden können. Sowohl für den Geschäftsbericht für die Aktionäre als auch für PowerPoint-Präsentationen im Marketing. Ferner für technische Word-Dokumente, EXCEL-Kalkulationen und natürlich für interne und externe Berichte, speziell für Grafiken und Tabellen. IBCS ist werkzeugunabhängig, daher ein generischer Ansatz und überall einsetzbar.

2. SUCCESS-Regeln in IBCS

In den International Business Communication Standards, die von der IBCS Association festgelegt wurden, sind sieben Regelgruppen definiert, die als SUCCESS Formel bekannt sind. Die Anfangsbuchstaben der sieben Regelgruppen bilden das Wort „SUCCESS“, somit kann jedermann überprüfen, ob seine Dokumente dem Standard entsprechen. Diese Success Regeln betreffen verschiedene Aspekte der Gestaltung von Berichten und Präsentationen, um eine einheitliche und verständliche Kommunikation zu ermöglichen.

Success-Regeln-Übersicht

Das Wort Success setzt sich aus den Anfangsbuchstaben der 7 englischen Wörter say, unifiy, condense, check, express, simplify, structure zusammen

SAY Botschaft vermitteln
UNIFY Semantische Notation anwenden
CONDENSE Informationsdichte erhöhen
CHECK Visuelle Integrität sicherstellen
EXPRESS Geeignete Visualisierung wählen
SIMPLIFY Überflüssiges vermeiden
STRUCTURE
Inhalt gliedern

2.1 SAY: Botschaft vermitteln nach IBCS

Im IBCS Regelwerk beginnt die erste Regelgruppe mit „SAY“, was bedeutet, dass eine klare Botschaft vermittelt werden muss. Das bedeutet, die Daten des Berichts werden genutzt, um eine Aussage zu erstellen. Um die Botschaft zu begründen, wird auf die Referenz-Zahlen des Berichts verwiesen. Hier sehen Sie die Botschaft, welche die Zahlen erklärt, ohne zu werten oder Wörter zu verwenden, wie starke Abweichung, mehr als, etc.

Beispiel – SAY – Message

IBCS - Say - Beim Bericht ist zu oberst auf der Seite eine "Message" welche die Zahlen kommentiert

2.2 UNIFY: Semantische Notation anwenden

Ein Kernpunkt der International Business Communication Standards stellt die semantische Notation dar. Hier wird die Darstellung der Zahlen in Grafiken oder Tabellen definiert. In diesem Beispiel ist zu sehen, wie kundenspezifische Farben für das aktuelle Jahr, Vorjahr, Budget und Forecast durch normierte Farben und Muster dargestellt werden. Das aktuelle Jahr wird immer schwarz oder dunkel dargestellt, das Vorjahr grau. Das Budget wird nicht ausgefüllt, da es noch nicht Wirklichkeit ist, also wird es nur mit einem schwarzen Rand gezeichnet. Der Forecast ist schraffiert und soll andeuten, dass noch nicht alle Zahlen Ist-Werte sind, aber schon mehr als im Budget, es ist immer noch eine Projektion in die Zukunft.

IBCS - Unified - Eine Kunden-Grafik wird in eine IBCS-Grafik umgewandelt indem Aktuelles Jahr, Vorjahr und Budget mit Schwarz, Grau und umrandet dargestellt wird

2.3 CONDENSE: Informationsdichte erhöhen mit IBCS

Damit der Leser einen möglichst guten Überblick erhält, wird bei IBCS die Informationsdichte erhöht. Das erlaubt, mehr Informationen auf einer Seite darzustellen und dem Leser die Zusammenhänge besser erkennen zu lassen. In diesem Beispiel wird die Wert-Achse und die Linien weggelassen, dafür die Werte direkt in die Grafik eingefügt. Dadurch wird die Grafik klarer und kann kleiner dargestellt werden und ist immer noch gut lesbar. Des Weiteren reduziert dies die Gefahr, dass man die Werte falsch aus der Grafik liest.

Condense - Bei einer Grafik werden Elemente weggelassen um eine gut lesbare Grafik zu erhalten

2.4 CHECK: Visuelle Integrität sicherstellen

Wichtig für den Leser ist es, dass Gleiches immer gleich dargestellt wird, sonst besteht die Gefahr, dass die Darstellungen falsch gelesen werden. Ein Beispiel: Wenn das aktuelle Jahr immer rechts vom Vorjahr steht in einem Report und man auf einer von vier Seiten diese Reihenfolge wechselt, werden die meisten Leser die Zahlen falsch lesen. In diesem Beispiel sind die oberen zwei Grafiken Zeitverläufe, diese Zeitreihen werden, wie wir uns gewohnt sind, von links nach rechts dargestellt. Darstellungen, die keine Zeitreihen darstellen, sind Strukturen und diese werden 90 Grad gedreht, hier im Beispiel die unteren zwei Grafiken. Durch diese Konvention ist auf den ersten Blick zu erkennen, ob es eine Zeitreihe ist oder nicht.

IBCS-Standard - Eine Grafik welche eine Zeitreihe darstellt geht von links nach rechts, eine Grafik welche eine Struktur darstellt von oben nach unten

2.5 EXPRESS: Geeignete Visualisierung wählen nach IBCS

Die Auswahl der richtigen Visualisierung ist abhängig von der gewünschten Aussage des Berichts oder Dokuments. Wenn ich zum Beispiel einen zeitlichen Verlauf mit Vorjahresvergleich darstellen will, ist es sinnvoller, ein Säulendiagramm zu erstellen als ein Balkendiagramm, weil wir gewohnt sind, dass die Zeit von links nach rechts dargestellt wird und nicht von oben nach unten. Bei dieser Optimierung ist es immer wichtig, die Frage zu stellen: „Was interessiert primär den Leser an dieser Grafik?“ In diesem Fall ist es die Abweichung zum Vorjahr und zum Budget. Es macht keinen Sinn, den Benutzer rechnen zu lassen aus den beiden Balken aktuelles Jahr – Budget, weil dies auch wieder fehleranfällig ist und Zeit kostet, sondern man stellt die Abweichung dar. Wenn es die Platzverhältnisse nicht zulassen, kann auch das Basisdiagramm weggelassen werden, oder noch besser man lässt dem Leser die Möglichkeit, die Elemente ein- und auszublenden.

IBCS - Express - Bei einer Kunden-Grafik ist zusätzlich eine Differenzgrafik hinzugefügt, weil dies den Benutzer interessiert

2.6 SIMPLIFY: Überflüssiges vermeiden

Die Lesbarkeit wird stark erhöht, wenn es gelingt, alle unnötigen Dinge wegzulassen. Dies wird auch erreicht, indem IBCS viele Elemente genau definiert oder neue eingefügt. Wie zum Beispiel, dass Spalten mit einem kleinen Abstand getrennt werden, statt mit einer vertikalen Linie, oder dass „Kumuliert bis Ende des aktuellen Monats“ (YearToDate) mit einem Unterstrich abgekürzt wird (_2020-05). Ein weiterer Vorteil ist, wenn die Menge der Elemente kleiner wird, steigt die Übersicht und der Bericht ist einfacher zu lesen. Dadurch, dass alle Elemente leichter und kleiner sind, können wieder mehr Elemente auf einer Seite dargestellt werden, was wiederum die Regel „CONDENSE“ unterstützt. Bei SIMPLIFY werden alle unnötigen Elemente weggelassen oder durch neue Elemente so definiert, dass die Ansicht klarer und besser lesbar wird. In diesem Beispiel sehen Sie, dass die vertikalen Linien durch kleine Abstände zwischen den Spalten ersetzt sind. Der blaue Hintergrund ist entfernt, dafür sind nach den Summen zusätzliche Abstände vorhanden, um die Lesbarkeit zu erhöhen. Die horizontalen Linien sind durch graue Linien ersetzt und nur bei der Summenbildung sind es schwarze Linien.

IBCS - Simplyfy - es sind 2 Grafiken sichtbar - bei der 2. sind alle unnötigen Elemente weggelassen

2.7 STRUCTURE: Inhalt gliedern

Eine stimmige Struktur ist für das einfache Lesen und Verstehen unabdingbar. Wenn die Struktur nicht stimmig ist, muss der Leser zwei- bis dreimal alle Elemente durchgehen, um schlussendlich den Zusammenhang richtig zu verstehen. Hier ist erkennbar, dass die IBCS-konforme Erfolgsrechnung eine gut sichtbare Struktur aufweist und eine eigene Zeile für die Prozentanteile eingefügt ist. Die Struktur wird meistens unterschätzt. Besonderes Augenmerk muss diese Regel bei der Strukturierung eines Berichts erhalten. Am einfachsten können Sie die Struktur testen mit dem Blick auf das Inhaltsverzeichnis, wo Sie sehr einfach überprüfen können, ob die Struktur konsistent ist und die Themen-Hierarchie eingehalten wird. Bei Tabellen stellt dieses Thema besonders bei den Spaltenüberschriften eine Herausforderung dar. Der Knackpunkt ist, wie man redundanzfrei und hierarchisch korrekt die Titel darstellt, mit meistens sehr wenig Platz für die Überschrift. Für die Spaltentitel hat es viel weniger Platz als für die Zeilen, da die Berichte meistens sehr viele Spalten aufweisen, bei den Zeilen aber häufig nur ein Text nötig ist. Den Titel teilen wir im Beispiel auf, damit erhöhen wir die Lesbarkeit und reduzieren den Platzbedarf.

Structure - Eine gut strukturierte ER-Tabelle, die Zeilen über Fett, Summen Striche, kleinere kursive Schrift strukturiert und die Spalten mit mehrstufigen Titeln, Abkürzungen für Vorjahr, aktuelles Jahr und Budget

3. Beispiel: Eine IBCS-konforme Grafik erstellen (Step by Step)

In diesem Beispiel zeigen wir, wie man eine bestehende Kundengrafik eines Energiedienstleisters in eine International Business Communication Standards konforme Grafik konvertiert. Da jeder Schritt klein und nachvollziehbar ist, wird mit solchen Beispielen den Mitarbeitern gezeigt, dass die Summe der kleinen Veränderungen den grossen Vorher-Nachher-Sprung erzeugen. Dies löst meistens ein grosses Aha-Erlebnis hervor. Weitere IBCS-Beispiele für Produktion, Industrie, Dienstleister, Handel und Bergbahnen finden Sie in unseren IBCS-Blogs.

Energiebranche-Beispiel: Vorher-Nachher

Das Vorher-Nachher-Beispiel aus der Energiebranche zeigt eindrucksvoll, wie die Anwendung der IBCS-Regeln die Lesbarkeit und Verständlichkeit einer Grafik erheblich verbessern kann.

Produktion-Beispiel: Vorher-Nachher

Auch im Bereich der Produktion gibt es zahlreiche Beispiele, wie die IBCS-konforme Gestaltung von Berichten, dashboards und Präsentationen zu einer klareren Kommunikation und besseren Entscheidungsgrundlage führen kann.

Handel-Beispiel: Vorher-Nachher

Im Handel können durch die Anwendung der IBCS-Standards vor allem die Transparenz und Vergleichbarkeit von Daten erhöht werden, was zu effizienteren Geschäftsentscheidungen beiträgt.

Dienstleister-Beispiel: Erfolgsrechnung nach IBCS

Für Dienstleister ist eine klar strukturierte Erfolgsrechnung essentiell. Durch die Anwendung der IBCS-Regeln können komplexe Sachverhalte verständlich und nachvollziehbar dargestellt werden.

4. Zusammenfassung

Ziel von IBCS® ist es, dass Dokumente, Berichte und Analysen einfacher lesbar sind und eine klare Aussage haben. Dadurch können Lesefehler verringert werden. Die meisten Nutzer berichten, dass die neue Visualisierung einfacher zu lesen ist, übersichtlicher ist und die Abweichungen klar ersichtlich sind. Ihre Zahlen werden konsistent in gleicher Weise dargestellt. Mit unseren plus-IT praxiserprobten IBCS-Lösungen helfen wir Ihnen beim Schnellstart. Dies ist besonders wichtig für das Controlling, um genaue und verständliche Berichte zu gewährleisten. Unsere Berater helfen Ihnen dabei, diese Standards in Ihrem Unternehmen effektiv umzusetzen und so die Effizienz der Kommunikation zu erhöhen.

Weitere Informationen finden Sie hier:  Lösungen für IBCS       Dienstleistungen für IBCS

5. Nächste Schritte bei der IBCS-Umsetzung

  1. Bereit sein für Neues: Offenheit für neue Ansätze ist der erste Schritt zur erfolgreichen Implementierung der IBCS-Standards.
  2. Awareness schaffen (Awareness-Workshop): Schulungen und Workshops helfen, das Bewusstsein für die Vorteile der IBCS-Standards zu schärfen.
  3. Workshop für Leitfaden-Definition (Top 10): In einem Leitfaden-Workshop werden die wichtigsten Regeln und Best Practices definiert.
  4. Beispiele erstellen für typische Auswertungen (Design Pattern): Praxisbeispiele veranschaulichen die Anwendung der IBCS-Regeln und dienen als Referenz.
  5. Dokumentieren Sie IBCS-Spezialfälle: Um sicherzustellen, dass alle möglichen Szenarien abgedeckt sind, sollten Spezialfälle dokumentiert werden.
  6. Personen schulen und erklären: Regelmässige Schulungen und Erklärungen stellen sicher, dass alle Mitarbeiter die IBCS-Standards verstehen und anwenden können.
  7. Anwenden: Die konsequente Anwendung der IBCS-Regeln in allen relevanten Bereichen ist entscheidend für den Erfolg.
  8. Review der Berichte basierend auf den definierten Regeln: Regelmässige Überprüfungen helfen, die Einhaltung der IBCS-Standards zu gewährleisten und Verbesserungen zu identifizieren.
  9. Den Leitfaden anpassen, wenn nötig: Der Leitfaden sollte flexibel genug sein, um bei Bedarf angepasst zu werden.
  10. Design Pattern und Berichte anpassen, sofern nötig: Anpassungen an den Design Patterns und Berichten sollten kontinuierlich vorgenommen werden, um den aktuellen Anforderungen gerecht zu werden.

Interessiert? Lesen Sie auch meinen Blog zum Thema: Daten visualisieren in 7 Schritten. Möchten Sie wissen, wie Sie bei sich den IBCS-Standard umsetzen können? Kontaktieren Sie mich unter beat.honegger@plus-it.ch. Ich freue mich darauf, Ihnen zu helfen.